Van chaos naar collega
Een wervingsprocedure die iedereen kende maar niemand volgde, omgebouwd tot een proces dat zichzelf runt, van eerste sollicitatie tot volwaardige integratie.
De situatie
Aanwerven werkte, maar het systeem eromheen niet
Goede keuzes maken is één ding, ze werkend krijgen iets anders. Fokus denkt niet vanop afstand mee, maar stapt mee in je bedrijf. We maken keuzes, bouwen oplossingen en sturen bij waar nodig.
Met één aanspreekpunt brengen we marketing en optimalisatie samen in een aanpak die klopt. Geen plannen in de schuif, wel systemen die vandaag werken en morgen blijven draaien. Zo groeit je bedrijf verder, zonder extra ruis of complexiteit.
De situatie voor Fokus
- Alle sollicitaties op één centrale plek, overzichtelijk beoordeelbaar
- Geen centrale opvolging: de ene denkt dat de andere het regelt
- Kandidaten krijgen nooit of te laat een antwoord
- Bij aanwerving: alles reactief en gehaast geregeld
- Nieuwe collega start zonder voorbereiding of materiaal
De situatie na Fokus
- Alle sollicitaties op één centrale plek, overzichtelijk beoordeelbaar
- Niet-weerhouden kandidaten krijgen automatisch een vriendelijk bericht
- Weerhouden kandidaten ontvangen meteen een uitnodiging met formulier
- Bij aanwerving: alle afdelingen automatisch op de hoogte gebracht
- Nieuwe medewerker ontvangt contract automatisch ter ondertekening
De aanpak
Een end-to-end flow van eerste klik tot evaluatiegesprek
Fokus bouwde een wervingsflow die start bij de eerste sollicitatie en eindigt wanneer de nieuwe collega volledig is geïntegreerd. Elke stap is geautomatiseerd waar het kan — en wordt aan een mens toegewezen waar het moet.
Stap 1
Sollicitatie binnenkomt
Alle sollicitaties komen toe op één centrale plek, ongeacht via welk kanaal. De kandidaat ontvangt automatisch een ontvangstbevestiging. Geen enkele aanvraag glipt meer door de mazen.
Stap 2
Beoordeling & selectie
Het team beoordeelt kandidaten in hetzelfde overzicht. Niet-weerhouden kandidaten ontvangen automatisch een correct en vriendelijk bericht. Weerhouden kandidaten krijgen een uitnodiging met afspraakvoorstel.
Stap 3
Aanwerving bevestigd
Bij aanwerving worden intern automatisch alle betrokken afdelingen op de hoogte gebracht: materiaal bestellen, opleiding inplannen, ontvangst voorbereiden. Niemand moet iemand anders verwittigen.
Stap 4
Contractondertekening
De nieuwe medewerker ontvangt automatisch het contract ter ondertekening. Na ondertekening: automatische taak voor het sociaal secretariaat en aanmaak van het dossier in het bedrijfssysteem.
Stap 5
Integratie & evaluatie
Na enkele maanden wordt automatisch een opvolgingstaak aangemaakt voor een evaluatiegesprek. De medewerker is niet vergeten — en de leidinggevende heeft een reminder zonder dat ze het zelf moeten bijhouden.
“Een nieuwe collega is het resultaat van maanden zoeken. Het zou zonde zijn als de administratie eromheen de indruk verknalt.”
Fokus · KMO Growth Partner
Het resultaat
Wat er verandert als het proces zichzelf runt
Fokus bouwde een wervingsflow die start bij de eerste sollicitatie en eindigt wanneer de nieuwe collega volledig is geïntegreerd. Elke stap is geautomatiseerd waar het kan — en wordt aan een mens toegewezen waar het moet.
- Geen sollicitatie blijft meer onbeantwoord
- Alle betrokkenen weten wat ze moeten doen en wanneer
- Een nieuwe collega start altijd voorbereid — praktisch én administratief
- De HR-verantwoordelijke heeft één overzicht in plaats van tien mailboxen
Kandidaatervaring
Elke kandidaat ontvangt tijdig een antwoord. Dat versterkt het werkgeversimago — ook bij mensen die niet worden aangenomen.
Interne rust
Geen chaos meer bij een aanwerving. Elke afdeling weet wat er van hen verwacht wordt en wanneer.
Snellere onboarding
Materiaal, toegang en opleiding zijn geregeld vóór de eerste werkdag. Geen verloren tijd in de eerste week.
Schaalbaarheid
De flow werkt voor één aanwerving of tien tegelijk — zonder extra werklast voor HR.
Klaar voor de volgende stap?
Neem contact met ons op via ons contactformulier of bel direct naar +32 (0)491 52 50 47