Hoe je van een lekkende salesfunnel een machine maakt
Leads die binnenkomen maar nooit worden opgevolgd. Offertes die in de mailbox verdwijnen. Salesjongens die vergeten terug te bellen. Dit is hoe Fokus dat structureel oplost.
De situatie
Een websiteformulier is geen salessysteem
Veel KMO’s hebben een formulier op hun website. Een lead vult het in, er gaat een mailtje naar iemand, en dan… hangt het af van wie er die dag achter zijn computer zit. Geen structuur, geen opvolging, geen zichtbaarheid.
Het gevolg: warme leads die koud worden. Potentiële klanten die het gevoel hebben dat ze in een zwart gat zijn gevallen. En salesmedewerkers die na twee weken ontdekken dat iemand ondertussen bij een concurrent heeft gekocht.
Zonder automatisatie
- Lead komt binnen, niemand wordt verwittigd
- Klant hoort 3 dagen niets — gevoel van negeren
- Geen herinnering voor sales om op te volgen
- Offerte verstuurd, nooit meer nagebeld
- Na 30 dagen is de lead "vergeten"
- Verliesreden wordt nooit bijgehouden
De situatie na Fokus
- Bevestigingsmail verstuurd binnen de seconde
- Sales krijgt een taak met deadline dag 1
- Escalatie naar manager bij overschrijding
- Automatische reminders op dag 5, 14, 30 en 45
- Offerte on hold na 45 dagen — clean CRM
- Verliesreden verplicht ingevuld bij afsluiting
De aanpak
Elke fase in de funnel heeft zijn eigen logica
We brengen de volledige klantreis in kaart — van het moment een formulier wordt ingediend tot de klant tekent of afhaakt. Per fase bepalen we welke actie er automatisch moet gebeuren, en welke door sales moet worden uitgevoerd.
Stap 01
Lead binnenkomt
Bij het indienen van het websiteformulier ontvangt de klant binnen de seconde een bevestigingsmail. Sales krijgt een melding en een taak met deadline van 1 werkdag. Bij overschrijding: escalatie naar de manager.
Stap 02
Gekwalificeerde lead
Zodra sales de lead als relevant markeert, stuurt het systeem automatisch een verwachtingsmail naar de klant. Een nieuwe taak (“intake plannen”) zorgt dat het momentum behouden blijft.
Stap 03
Offerte in opmaak
De klant ontvangt een bericht: “We werken jouw voorstel uit.” Sales krijgt een interne deadline. Wordt die overschreden, dan escaleert het systeem naar de manager — zonder dat iemand dat manueel moet opvolgen.
Stap 04
Offerte verstuurd
Na 5 dagen geen reactie: gentle reminder. Na 14 dagen: persoonlijk WhatsApp-berichtje. Na 30 dagen: “Nog actueel?” Na 45 dagen: offerte automatisch op pauze, lead netjes afgesloten in het CRM.
Stap 05A
Goedgekeurd
Bij akkoord: automatisch een warm welkomstmailtje, kickoff inplannen, teammelding, en onboarding opstarten. De klant voelt zich meteen welkom — zonder dat iemand er manueel aan denkt.
Stap 05B
Afgekeurd
Bij afwijzing: professionele reactie met de vraag naar de doorslag. Sales verplicht de verliesreden in te vullen in het CRM. Na 90 dagen volgt een automatische nurture-mail — want timing is alles.
“Elke lead verdient het gevoel dat er iemand met hen bezig is. Automatisatie is niet koud — het is het tegendeel: het is de garantie dat niemand vergeten wordt.”
Fokus · KMO Growth Partner
Het resultaat
Meetbare impact op drie niveaus
Voor de klant
Snelle bevestiging, duidelijke verwachtingen en tijdige opvolging. Het gevoel dat ze serieus genomen worden — ook als er nog niemand gebeld heeft.
Voor sales
Geen leads meer vergeten. Taken met deadline, escalaties bij verzuim, en een CRM dat altijd up-to-date is. Minder manueel werk, meer focus op de echte gesprekken.
Voor de zaakvoerder
Volledig overzicht van elke lead, elk fase, elke verliesreden. Data om het salesproces continu bij te sturen — zonder iemand te moeten ondervragen.
Klaar voor de volgende stap?
Neem contact met ons op via ons contactformulier of bel direct naar +32 (0)491 52 50 47